Externe Verbesserungsprojekte richtig umsetzen

Immer wieder sehe ich bei dem Start von Verbesserungsprojekten die gleichen Thematiken, die aufkommen, wenn man – gerade auch durch externe Firmen – ein Verbesserungsprojekt ausgibt. Die eigenen Prozesse werden unter die Lupe genommen, man möchte ein hausunabhängiges Berichtswesen über den aktuellen Stand der Umsetzung nach einem Prozessverbesserungsmodell vorliegen haben.

Ich betrachte hier also den Fall, dass die Überprüfung und Empfehlung von Prozessen durch eine externe Firma realisiert wird.

Sprache

Ein wichtiger Punkt, auch wenn die meisten jetzt denken, dass sei logisch und selbstverständlich. Bewegt man sich nur innerhalb der eigenen Firma, wird man mit Sprachen kaum Probleme haben, schließlich ist jeder der eigenen mächtig. Sind aber Projekte nach außen zu geben, gewinnt die Thematik an Brisanz. Haben Sie hier kein umfassendes Konzept bzw. vorausschauend gearbeitet, dann bekommen Sie gerade bei der Vergabe and Dritte Probleme.

Nichts ist schlimmer und zeitaufwendig, als wenn Sie Dokumente haben, die durch die externe Prüfungsinstanz nicht gelesen werden können. Dadurch bekommen Sie schnell einen nicht aufzuholenden Verzug im Projekt. Denn für die Übersetzung ist meistens keine Zeit.

Vollständigkeit

Die Dokumente müssen vollständig sein. Auch das wieder zunächst ein offenbar logischer Punkt.

• Gehen Sie alle bekannten und prozessrelevanten Dokumente extra noch einmal durch. Machen Sie das am besten nach dem 4 Augen Prinzip.
• Achten Sie auf richtige Verlinkungen und Aktualität der Links. Sind noch alle aufrufbar? Verbirgt sich wirklich das Gesuchte dahinter?
• Sind alle genannten Dokumente für den Prozess vorhanden? Nehmen Sie die Work Products als Indikator um mögliche Schwächen bzw. fehlende Dokumente zu finden.

Damit vermeiden Sie das typische Szenario, dass der externe Assessor Dokumente als fehlend moniert, Sie aber genau wissen, dass diese Dokumente existieren.

Sicherheitsrichtlinien und Sichtbarkeiten

Ein Punkt der nur bei der externen Vergabe anfällt und beachtet werden muss. Ist der Zugriff auf die nötigen Dokumente gegeben?

• Haben die externen Zulieferer alle einen entsprechenden Zugang zu den Systemen?
• Sind alle Berechtigungen so gesetzt, dass auf alle Dokumente zugegriffen werden kann?
• Sind auch alle weiterführenden Links in dieser Berechtigung?

Ist das Projekt erstmal gestartet und sind diese Punkte nicht beachtet worden, führt das ganz schnell zu einem Verzug von durchaus 1 bis 2 Wochen. Damit werden viele Terminepläne und Meilensteine gleich gerissen, was definitiv nicht nötig ist.

• Anträge für neue Rechte bei der IT dauern unter Umständen, planen Sie diese Zeit mit ein
• Rechtevergaben (vielleicht auch komplizierte) können sich durchaus auch etwas in die Länge ziehen, behalten Sie diesen Posten bei Planungen immer im Kopf

Zusammenfassung / Fazit

Auch wenn die Punkte eigentlich selbstverständlich und logisch sind, sind diese in meinen Augen nach wie vor ein Hauptproblem bei Prozessverbesserungsmodellen. Denkt man an diese Punkte und bezieht sie in die Planung mit ein, hat man gute Chancen sich innerhalb des gesetzten Zeitplans zu bewegen. Nimmt man diese Punkte zu leichtfertig, dann entstehen schnell ungewollte Verzögerungen die Projekte und Budget gefährden können.

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