Überprüfung von Prozess-Dokumenten auf SPICE-Tauglichkeit

Immer häufiger stelle ich im Bereich von SPICE fest, dass Unternehmen und Organisationen kein Assessement beauftragen, sondern eine Untersuchung (auch Dokumenten-Review) von vorhandenen Prozessen verlangen. Dem ist natürlich grundsätzlich nichts entgegenzusetzen, allerdings gibt es hier einige Stolpersteine, die ich in diesem Artikel aufzeige.

Die Gründe für einen reinen Dokumenten-Review Wunsch können vielfältig sein. Zum einen kommt Ihnen dieses Szenario dann zu Gesicht, wenn eine Organisation neue Prozesse aufgesetzt hat. Die neuen Prozesse sollen nun unabhängig vom Projekt “bewertet” werden. Zum Anderen ist es möglich, dass Prozesse neu überarbeitet wurden. Es liegt damit eine neue Version der Prozesse vor, die auf die Tauglichkeit hin geprüft werden soll.

Die folgende Checkliste bietet Ihnen einige Anhaltspunkte, die Sie bei dem Vorgehen beachten sollten.

Umfang klar festlegen

“Sind meine Prozesse SPICE-tauglich?” ist natürlich kein Auftrag und keine Umschreibung des Umfangs. Wichtig ist, ganz konkrete Fragestellungen zu definieren:

  • Gegen welches Modell soll geprüft werden?
  • Welche Prozesse werden dabei betrachtet?
  • Dürfen / sollen Personen zum Inhalt befragt werden?
  • Welche Inhalte stehen zur Verfügung?
  • Bis zu welcher Tiefe soll eine Überprüfung stattfinden?
  • Bis zu welchem Level soll geprüft werden?
  • Werden Dokumente auch zum Offline-Lesen bereitgestellt?
  • …

Zeit veranschlagen

Beim Thema Zeit gehen die Meinungen zwischen Kunde und Anbieter nichts selten auseinander. Das hängt davon ab, ob der Gegenüber bei der Firma / Organisation auch in diesem Bereich arbeitet oder nicht. Die benötigte Zeit ist abhängig von dem Umfang, der definiert worden ist.

  • Die ersten Tage verlaufen immer etwas schleppender, bis Sie sich an die Struktur der Daten gewöhnt haben und ggf. auch die Kollegen kennen.
  • Ein kompletter HIS-Scope in zwei Wochen ist je nach Level möglich.
  • Ab einem Level 3 müssen organisationsweite Prozesse betrachtet werden, damit gehen verschiedene Projekte einher. Das bedeutet auch wieder einen entsprechenden Zeitaufschlag.

Dokumente sind kein Projekte

Es ist wichtig, dass Sie im Hinterkopf behalten, dass hier keine konkrete Instanziierung eines Prozesses  (Projekt) angesehen wird. Das macht es schwer einige Dokumente zu bewerten.

  • Reine Dokumenten-Reviews sind meistens schlechter in der Bewertung, als eine Projekt-Bewertung, die mit diesen Dokumenten betrachtet werden würde
  • Dokumenten-Reviews bringen auch ganz andere Hinweise ans Licht, wie ein Projekt-Assessment (Beispiel: Benutzbarkeit der Prozessdokumente)
  • Konkrete Nachfragen, wie im Projekt-Assessment, sind meistens nicht möglich (“Zeigen Sie doch mal, wie Sie eine Baseline ziehen”).

Report ist wichtig

Jeder Kunde möchte eine Übersicht am Ende haben. Dabei geht es um die Fragestellung, wie tauglich nun die Prozesse sind. Und genau hier fängt das Problem an, denn folgende Dinge sind zu beachten:

  • Sie sollten von einer typischen Prozessbewertung Abstand nehmen. Das Problem ist, dass früher oder später jemand diese Bewertung nehmen wird und gegen einen “echten” Assessmentbericht (mit ähnlichem Umfang)  halten wird. Probleme sind vorprogrammiert, da die Interpretation schwierig ist.
  • Führen Sie bei der Präsentation deutlich aus, dass dieses kein Projekt-Assessment ist.
  • Wenn Sie eine Bewertung im klassischen Sinn vornehmen wollen, dann sollte sich diese nicht an den üblichen Bewertungen orientieren. Ist also Automotive SPICE Gegenstand, dann benutzen Sie nicht NPLF oder eine andere Bewertung mit vier Unterteilungen, sondern wählen etwas nicht vergleichbares.

Fazit

Ein reines Dokumenten-Review auf eine bestimmte SPICE-Tauglichkeit zu überprüfen ist nicht leicht. Es ist damit nicht zwingend einfacher als ein Projekt-Assessment, sondern kann sehr langwierig werden, da viele Informationen mühsam extrahiert werden müssen. Es sollte zum Abschluss eine generelle Einschätzung enthalten. Sind die Prozesse generell auf dem richtigen Weg? Existieren strukturelle Probleme bei den Dokumenten oder ist die Usability zu schlecht? Ein objektiver Blick auf das Review mit Tipps und Hilfestellungen ist deutlich mehr Wert als eine irgendwie provisorisch erstellte Bewertung, die als Bumerang gerne mal wieder zurückkommen kann.

Weitere Informationen zu Prozessen und Dokumenten-Reviews

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