Wie Sie eine gute Prozessdatenbank erstellen!

Sobald die Entwicklungsmannschaft größer wird, ist es nicht mehr einfach Prozesse “an den Mann oder die Frau” zu bringen. Je mehr Personen involviert sind, desto größer sind Reibungsverluste und Informationen kommen nicht da an, wo sie sollen. Eine gute Prozessdatenbank ist daher eine notwendige Basis. Sie fast übersichtlich alle Prozesse, Artefakte und Aufgaben zusammen und ermöglicht durch eine einfache Navigation den schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten. Sie finden hier einige Tipps, wie Sie eine Prozessdatenbank erstellen können.

Bereits vor einiger Zeit habe ich mit dem Artikel Prozessakzeptanz & Usability das Thema aufgegriffen. Der Hauptbestandteil ist, dass die Prozesse durch die Benutzer akzeptiert werden müssen. Dieses gilt auch für die Prozessdatenbank und deshalb ist auch der frühere Artikel aktueller denn je. Es gibt natürlich verschiedene Wege so eine Prozessdatenbank aufzusetzen. Sämtliche abstrakten Prozessverbesserungsmodelle fokussieren nicht auf eine bestimmte Vorgehensweise, sondern stellen nur inhaltliche Anforderungen.

Gesunder Menschenverstand ist gefragt!

Bevor Sie sich durch mögliche Anbieter von Lösungen wühlen, sollten Sie für sich zunächst fragen, wie Sie Ihre Prozesse und den Aufbau strukturieren, die in Ihrer Prozessdatenbank zur Anwendung kommen. Es ist immer einfach auf der “grünen Wiese” zu beginnen, als bereits historisch gewachsene Prozessdatenbanken aufzufrischen. Ohne Struktur kommen Sie hier auch nicht weiter, so dass die Konzeption und Strukturierung ganz am Anfang steht. Das gilt sowohl für das neue Aufsetzen einer Prozessdatenbank, als auch das Update und die Pflege einer bereits vorhandenen Prozessdatenbank.

Prozessdatenbanken mit Mock-Up’s

Ich persönlich bin ein großer Fan von Mock-Up’s. Nicht nur, wenn ich für die Programmierung Abläufe visualisieren will eignet sich dieses Vorgehen, sondern auch für eine Prozessdatenbank. Wie ich eingangs schon beschrieben hatte, ist eine einfache und intuitive Navigation nötig. Viele Prozessdatenbanken sind über den Browser aufrufbar, entsprechen also nichts anderem als Webseiten. Das nutzen mittlerweile viele Unternehmen, dieses Vorgehen hat sich für die Prozessdatenbanken etabliert.

Struktur der Prozessdatenbank

Ein Prozess im Sinne einer solchen Prozessdatenbank ist im Grunde nichts anderes als die Transformation von Eingängen zu Ausgängen. Sie haben also einen Prozess und dieser transformiert bestimmte Eingänge zu (bearbeiteten) Ausgängen. Ein Eingang kann so bspw. eine Besprechung zu Projektstart mit dem Kunden sein. Der Prozess, der diesen Input nutzt, könnte in diesem Falle eine Planung sein. Neben dieser Besprechung wird dieser Prozessschritt noch weitere Eingänge haben. Als Ausgang wäre eine Projektplanung denkbar. Es spielen weitere Faktoren in so eine Transformation mit rein.

Zwei Möglichkeiten für die Umsetzung

Ich persönlich nutze entweder Mindmaps oder ein Mock-Up’s für die Modellierung der Prozessdatenbank. Dabei gibt es immer Vor- und Nachteile der beiden Möglichkeiten.

Inhalt

Der Inhalt einer Prozessdatenbank ist das schwierigste Unterfangen. Zunächst müssen Sie für sich die Prozesse definiert haben. Die Prozessdatenbank sollte nicht 1:1 den Text, die Struktur oder den Inhalt von Prozessverbesserungsmodellen darstellen, sondern Ihren eigenen. In der Regel erstellen Sie Produkte und dafür nutzen Sie – ob definiert oder nicht – bestimmte Prozesse. Es gilt nun diese Prozesse inhaltlich zu beschreiben und in die Prozessdatenbank aufzunehmen. Wie Sie den Inhalt der Prozessdatenbank definieren ist Ihre Sache. Hier sollten Sie aber pragmatisch vorgehen und den Prozess zunächst strukturell beschreiben und dann mit Inhalt füllen. Als Inhalt bietet sich für die Prozessdatenbank in meinen Augen immer an, dass Sie eingangs beschreiben

Für die Prozessdatenbank ist wichtig, dass …

Denken Sie daran, dass eine Prozessdatenbank kein “Dokumentationsmonster” sein muss. Kurz und prägnant hilft nicht nur Ihnen beim Definieren sondern auch den Usern beim Benutzen. Mögliche Zertifizierungen und Audits / Assessments gehen so leichter von der Hand.

Fazit

Persönlich finde ich es immer sehr wichtig, dass ich schnell und einfach Prozesse zeigen und umsetzen kann. Dabei haben mir für Prozessdatenbanken die Mock-Up’s sehr gute Dienste geleistet. Wenn Sie eine Prozessdatenbank aufsetzen, achten Sie darauf, dass Sie alle Daten zusammen haben, bevor Sie sich an die eigentliche Implementierung machen.

Für mich ist eine Prozessdatenbank immer dann gut, wenn Sie von den Usern akzeptiert wird und Antworten auf die Prozesse in der täglichen Arbeit bietet.