Nov
02
Zeitbedarf in Assessments
Die benötigte Zeit für jedes Prozessgebiet ist in Assessments. So werden in der Vorbereitung Zeiten für die Interviews in den einzelnen Prozessgebiete veranschlagt. In dem folgenden Artikel beschreibe ich meine Sicht der Dinge zum Thema Zeit in Assessments aus verschiedenen Erfahrungen, die ich mir im Laufe der Zeit aneignen konnte.
Immer wieder stelle ich in Assessments fest, dass die Glaubwürdigkeit und Aussagekraft einer Bewertung schwanken kann. Ich hatte vor einiger Zeit die Situation, dass ich bei einem Assessment dabei war ein Prozessgebiet eines Projektes vertreten habe. Ich wusste selber natürlich genau wo Probleme in dem Prozessgebiet vorhanden waren. Wird das Assessment durch externe Assessoren durchgeführt, gibt der Einzelne seine Schwächen natürlich nicht so gerne Preis. So habe ich von mir auch nichts gesagt und auf die Fragen des Assessors gewartet. Bei diesem Prozessgebiet ging es um Level 2 nach Automotive SPICE. Die aus meiner Sicht kritischen Punkte wurden aber gar nicht abgefragt. Glück für mich?
Nach der Beendigung des Assessments dachte ich mir, “war ja gar nicht so schlimm”. An meinen Schreibtisch zurückgekehrt, war mir aber sehr wohl bewusst, wieviel Arbeit eigentlich noch in der Bewältigung des Levels steckt. Nun fragte ich mich, woran lag das? War ich selber so überzeugend, dass man nichts gemerkt hat? Waren die Fragen glücklicherweise so, dass alles gestimmt hat? War der Assessor nicht genug vorbereitet?
Wissen kann ich es natürlich nicht. Mir fällt aber auf, dass sich viele Assessoren keine Dokumente der zu assessierenden Organisation im Vorfeld zeigen lassen. Die Dokumente werden immer während des eigentlichen Assessment angesehen und teilweise nur vage überflogen. Dadurch gehen dem Assessor, gerade wenn er noch nicht so erfahren ist, folgende Dinge verloren:
- Eine sehr gute Vorbereitungszeit, die er nutzen kann, um in den Dokumenten nach etwaigen Stärken und Schwächen zu suchen. Zumindest die Chance das gesamte Dokument einmal zu lesen. Natürlich können Dokumente lang sein und nicht alles kann gesichtet werden. Im Lauf der Erfahrung, weiß der Assessor aber gut, wo er suchen kann.
- Gerade in Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, etc. finden sich schon ohne Probleme Hinweise – wenn man die Zeit zum Suchen hat. Auch wenn hier oder da nur eine Abteilungsbezeichnung falsch ist, zeigt dieses doch wiederum ein Bild von der Änderungshäufigkeit von Dokumenten. Bei Änderungen gibt es auch Historien, bei Historien ist man schnell beim Konfigurationsmanagement und so weiter. Es gibt ein gutes Bild, wie etwas in der Organisation abläuft.
Wenn das Assessment läuft, stelle ich häufig fest, dass nach einer bestimmten Thematik gefragt wird. Zum Beispiel: “Was verstehen Sie unter einem Problem?”. Wenn die Organisation die Hausaufgaben gemacht hat, dann findet sich solch ein Hinweis oft in der durch BP.1 geforderten Strategie. Also wird im Assessment schnell das Dokument herausgeholt und die Stelle gesucht, gezeigt und dann geht es mit der nächsten Frage weiter.
- Das Thema ist meistens so schnell abgehandelt, dass der Assessor kaum eine Chance hat, wirklich das Dokument zu prüfen. Das mag funktionieren, wenn man einen bestimmten Abschnitt sucht und nur zeigen will, dass etwas dokumentiert ist. Eine wirkliche Konsistenz zeigt sich in der Regel aber erst bei genauerem Studium des Dokument.
Der Zeitbedarf von ca. 1,5 bis 2 Stunden pro Prozessgebiet ist bei Assessments nach SPICE im HIS Scope üblich. Hier lohnt sich der Blick vor Beginn des Assessments die Unterlagen. Es gibt durchaus Assessoren, die durch Ihre Erfahrung schon genau wissen wo die Knackpunkte liegen und gezielt nach diesen Suchen bzw. abfragen. Für angehende Assessoren empfiehlt sich die Sichtung der Dokumente auf jeden Fall, in meinen Augen aber praktisch bei jedem Assessment.
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