Geschäftliche E-Mails richtig verfassen

Wenn Sie berufliche E-Mails schreiben, haben Sie sich bestimmt auch schon öfters darüber geärgert, dass die E-Mail nicht richtig von der anderen Personen verstanden wurde. Oder wird Ihre E-Mail sogar ignoriert? Erreichen Sie mit den E-Mails nicht das, was Sie wollen? Lesen Sie hier einige Grundlagen, die Ihnen helfen können.

Eine E-Mail ist schnell geschrieben, dank moderner Telekommunikation ist die auch in Sekunden beim Empfänger angekommen. Dieser liest die E-Mail und interpretiert diese. Oft wird die E-Mail aber nicht in der Art und Weise verstanden, wie Sie gemeint war. Ich habe in diesem Artikel einige Stolperfallen und Lösungen zusammen getragen, die mir schon alle begegnet sind.

Die E-Mail als Medium

Mir persönlich gefällt die E-Mail. Ich kann diese immer dann bearbeiten, wenn ich es möchte. Ich muss nicht eine synchrone Kommunikation wählen, sondern kann durchaus einige E-Mails zusammen bearbeiten, einzelne wichtige zuerst oder doch alle ganz zeitversetzt und erst reiflich überlegt – diese und weitere Möglichkeiten schätze ich an diesem Medium. Auf der anderen Seite enthält die E-Mail auch eine sehr große Gefahr. Und das ist das Problem des Verständnis.

Die schlecht geschriebene E-Mail

Ist eine E-Mail nicht anständig geschrieben, birgt diese Gefahren nicht verstanden oder gar nicht gelesen zu werden. Auch wenn viele Personen Absätze, logische Gliederung, Struktur und gar die deutsche Rechtschreibung ignorieren, sollten Sie sich dem nicht anschließen. Durch eine korrekt geschriebene E-Mail

  • drücken Sie Respekt dem Empfänger gegenüber aus. Sie zeigen, der Schreiber hat sich Gedanken gemacht und die E-Mail korrekt und überlegt verfasst.
  • vermeiden Sie Missverständnisse durch schlecht formulierte Sätze und Phrasen, die beim Empfänger Schwierigkeiten erzeugen.

Die fehlende Antwort

Sie haben die E-Mail für den Chef geschrieben. Sie ist fertig und versendet. Aber auf eine Antwort warten Sie vergebens, obwohl Sie eine schnelle Antwort benötigen um weiter zu arbeiten / zu verreisen / eine Entscheidung zu bekommen. Will der Chef nicht antworten oder was ist los?

  • Formulieren Sie nach Möglichkeiten die E-Mails immer positiv für sich selber. Schreiben Sie also nie “ist das so für Sie in Ordnung?”, sondern gehen Sie davon aus, dass Ihre Aktion korrekt ist. “Sollte keine Einwände kommen, gehe ich davon aus, dass…”.
  • Antworten kommen schneller, wenn Sie die Fragen auch entsprechend eindeutig stellen.

Zuviele Fragen in der E-Mail

Konzentrieren Sie sich nach Möglichkeiten auf ein Thema in einer E-Mail. Natürlich gibt es auch Zusammenfassungen die verschiedene Bereiche ansprechen. Allerdings sollten Sie bei Fragen in E-Mails nicht springen. Ein einleitender Text und dann eine Frage zu dem Thema.

  • Tabu sind mehre Fragen in einer E-Mail, die keinen klaren Bezug zu der E-Mail erkennen lassen.
  • Schlagen Sie auch Lösungen vor und stellen Sie nicht nur viele Fragen.

Zu viele Adressaten

Grundsätzlich sollte die E-Mail genau einen Adressaten bzw. Empfänger besitzen. Das bietet sich immer dann an, wenn Sie eine bestimmte Reaktion erwarten. Generell gilt, wer auf “CC” steht, liest nur mit und antwortet in der Regel nicht und übernimmt auch keine Aufgaben. Wählen Sie “CC”-Empfänger gewissenhaft aus. Dieses kann auch falsch verstanden werden. Wenn Sie den Chef dauernd auf den Schriftwechsel mit aufnehmen, kann das für den Empfänger als Missachtung und Kontrolle empfunden werden. Von “BCC” können Sie in der Regel absehen, diese Funktion hat im Geschäftsleben nichts oder nicht viel zu suchen. Wenn Sie eine andere Person die Informationen zukommen lassen wollen, dann schicken Sie die E-Mail im Anschluss einfach per “FW” (Weiterleitung).

The do’s and don’ts

Dos …

Formulieren Sie Fragen immer positiv für sich selber.
Stellen Sie eine mögliche Lösung bei schweren Entscheidungen dar, die für Sie selber akzeptabel ist.

…and don’ts

Missachten Sie nicht Rechtschreibung und Lesbarkeit von E-Mails.
Wählen Sie die Adressaten nicht unbedarft aus.

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