Richtig zu priorisieren ist eine Kunst und wird oft unterschätzt. Dabei ist es unerheblich, ob Sie sich im agilen Umfeld bewegen oder klassisches Projektmanagement betreiben. Irgendwann müssen Sie Aufgaben, Termine oder Ressourcen priorisieren. Doch wie priorisieren Sie richtig? Was enthält die Priorität eigentlich?
Ich habe schon viele unterschiedliche Arten einer möglichen Priorisierung in Unternehmen gesehen. Dabei gibt es einige Eigenschaften einer solchen Priorisierung zu beachten und nicht immer kann ein allgemeines Rezept zur Bestimmung der Priorisierung ausgegeben werden. Gerade deshalb möchte ich das Thema Priorisierung in diesem Artikel etwas genau beleuchten und verschiedene Ansätze beschreiben, die Sie wählen und verwenden können.
Was bedeutet eigentlich der Begriff Priorität?
Den Begriff Priorität habe ich mir einmal in der Wikipedia1 angesehen:
Im Allgemeinen den Vorrang einer Sache, eines Bewertungsmaßstabes oder einer Person gegenüber einer anderen. Dies kann sowohl im zeitlichen als auch im bedeutungsmäßigen Sinn interpretiert werden. Die Einstufung der Priorität einzelner Aufgaben wird als Prioritätensetzung oder Priorisierung bezeichnet und ist wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements.
Das deckt sich schon recht gut mit den eigenen Erfahrungen. Prioritäten werden dazu genutzt um Dinge in ein ordinales Verhältnis zu setzen. Einige Beispiele für die Verwendung von Prioritäten:
- Aufgaben mit hoher Priorität müssen schneller bearbeitet werden, als andere
- Kanban-Karten mit verschiedenen Prioritäten sind in bestimmten Swimlanes einsortiert
- Ein Fehler mit einer hohen Priorität stellt aus Sicht des Kunden ein Showstopper dar
- Bestimmte Prioritäten eines Change Request werden in bestimmten Projektphasen nicht mehr umgesetzt
- …
Es lässt sich festhalten, dass eigentlich bei allen Organisationen mit einer Priorität eine Reihenfolge gebildet wird. Dabei bezieht sich die Priorität zum Beispiel auf:
- Tickets in einem Ticketsystem
- Change Requests im Change Management
- Aufgaben eines Entwicklers in der Eclipse IDE
- Bestimmte Zugklassen haben vor anderen Vorang bei der Einfahrt in den Bahnhof
- …
Ist Priorität gleich Priorität?
Ich bleibe in dem Artikel im Bereich der Softwareentwicklung. Mit einer Priorität ist leider aber nicht immer das Gleiche gemeint. So gibt es zum Beispiel folgende Begriffe, die im Bereich der Priorisierung verwendet werden:
- Auftretenswahrscheinlichkeit
- Schwere
- Kundenrelevanz
- Gefahren für Anwender
- Sichtbarkeit vor Kunde/Nutzer
- …
Im einfachsten Fall werden alle diese Begriffe unter dem Oberbegriff Priorität zusammengefasst. In den meisten Fällen aber ist das gar nicht definiert.
Beispiele von Prioritäten
Betrachten Sie einmal das folgende Beispiel einer Priorität.
Sie haben drei Prioritäten: A, B, C. Wenn Sie keine Anleitung bereitstellen, wie diese Prioritäten zu ermitteln sind, was glauben Sie welche Priorität ausgewählt wird? Es wird sehr wahrscheinlich die Priorität in der Mitte sein. Ähnlich verhält es sich, wenn die Bestimmung der Priorität zu lange dauert. Der User bestimmt die Priorität nicht mehr, er schätzt diese.
Ein weiteres Beispiel zur einer Priorität in einem Projekt zum Thema Planung.
Kurz vor dem SOP (Start of Production) sind noch Fehler über. Per Definition wurde im Projekthandbuch vermerkt, dass nur noch A Fehler umgesetzt und somit in eine Planung aufgenommen werden. Ab diesem Zeitpunkt kommen alle Fehler des Kunden nur noch als A Fehler, die sonst auch B oder C Fehler sind. Oft werden auch Fehler umpriorisiert.
Wie Sie sehen können, ist also Priorität nicht immer Priorität über die gesamte Laufzeit. Auch die Sicht auf die Priorität ist durchaus verschieden.
Sie erhalten einen Change Request um eine Linie von Blau nach Rot zu färben. Dieser Antrag hat die Priorität A (von A,B,C, wobei A die höchste Priorität darstellt). Das ist in der Regel ein C Fehler / Request. Wenn nun aber die Linie eine Assoziation zu einem Konkurrenzlogo darstellt, ändert das aus Sicht des Kunden alles!
Ich hoffe die drei Beispiele von Prioritäten zeigen schon, dass es “die” Sicht auf eine Priorität gibt. Je nach Zweck einer Priorität und je nach dem, wer an dieser beteiligt ist, desto schwieriger wird eine eindeutige
Wie Sie die Priorität nutzen können
Um eine gute Priorisierung nutzen zu können, sollten Sie an die folgenden Dinge denken:
- Prüfen Sie genau was Sie mit der Priorität machen wollen und welchen Zweck diese erfüllen soll.
- Definieren Sie den Inhalt der Priorität. Bestimmen Sie, ob Sie die Priorität zur Planung, zur bevorzugten Behandlung oder anderen Aktivitäten nutzen wollen.
- Erstellen Sie ein kurzes Dokument (HowTo, Guideline) wie die Priorität berechnet werden kann. Nutzen Sie schon eine Prozessbeschreibung in einem Wiki, dann fügen die diese Prioritäten-Beschreibung dort ein.
- Beziehen Sie (falls vorhanden) den Kunden mit in die Definition der Priorität ein. Denken Sie an dieser Stelle ggf. auch über zwei verschiedene Prioritäten nach. Eine Priorität des Kunden und die interne Priorität bilden zwei verschiedene Sichten ab.
Weitere Informationen zur Priorisierung
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