Projekttagebuch

Ein Projekttagebuch hilft bei der Dokumentation vonProjekten für den Projektleiter. Getroffene Entscheidungen sind oft vor dem Management zu rechtfertigen. Jeder Projektleiter, der seine Entscheidungen und den Verlauf des Projektes kurz skizziert hat, ist deutlich besser gestellt, wenn Fragen durch den Vorgesetzten über Projektthemen an ihn herangetragen werden. Dieser Artikel stellt das Projekthandbuch vor, zeigt einige Beispiele aus der Praxis und gibt Tipps wie sich selber ein Projekthandbuch erstellen können, um immer auskunftsfähig zu sein.

Projekte dauern mit unter recht lange. Es werden viele Entscheidungen getroffenen und auch ein Projektleiter kann sich nicht immer alles merken oder aus dem Gedächtnis sofort jede Situation aufsagen. Es bietet sich deshalb an, abseits von jeglicher Spezifikation und Anforderung, Backlogs und LOP, ein Projekttagebuch anzulegen. Dieses umfasst und begleitet den Projektleiter optimalerweise ist allen Phasen des Projekts.

Die Intensivität, mit der man das Projekthandbuch führen will, bleibt jedem Projektleiter selbst überlassen.  Eine rudimentäre Auskunftsmöglichkeit sollte das Projekthandbuch immer besitzen. Die folgenden Punkte helfen beim Verständnis, warum das Projekttagebuch nicht teil bereits existierender Dokumente sein darf.

• Informationen die eine Projektrelevanz haben, aber nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein dürfen, können nicht Bestandteil allgemeiner Projektdokumentation sein.
• Entscheidungen von Personen, die man um weitere eigene Informationen aufbereitet, sollten nicht unbedingt in einer öffentlichen LOP verfügbar sein. Auf Grund einer Managemententscheidung bekommen Sie keine weiteren Ressourcen? Markieren Sie sich die Aussage, den Verantwortlichen und erläuternde Hinweise um jederzeit die Aussage zur Hand zu haben.
• Eigene Anmerkungen, Empfindungen, Tipps, etc. zum Projektverlauf

Jedem einzelnen fallen bestimmt noch weiteren Themen ein, die hilfreich sein können, sollte man sich mal vor seinem Chef respektive dem Management verantworten müssen. Da ein Projekttagebuch auch eine chronologische Abfolge von Einträgen ist, bietet sich auch eine spezielle, nicht öffentliche Blogform an. Hier bieten sich auch bestimmte CMS wie Drupal an, welches eine enorme Flexibilität und Konfiguration mitbringt.

Das ist zu viel Arbeit, das schaffe ich nicht!

Diese Aussage wird bestimmt von einigen geplagten Projektleitern zu erst kommen. Natürlich ist ein Projekttagebuch auch immer eine extra Aufgabe. Allerdings darf die nicht so ausarten, dass man damit übermäßig viel Arbeit hat. Der Tag sollte ohne Probleme in 15 Minuten mit den wichtigsten Dingen beschrieben sein, benötigen Sie mehr Zeit, dann schreiben Sie zu fein granular.

Was gehört alles in das Projekthandbuch rein?

Auch hier kann man sich eine Ableitung der 5 W Fragen zu nutze machen. Dabei ist besonders wichtig, wer und worüber jemand eine Entscheidung getroffen hat. Das wo bzw. den Ort der Entscheidung kann man in der Regel komplett streichen, da dieser keine zusätzlichen relevanten Projektinformationen mit sich bringt:

• Immer eine Verantwortlichkeit bei Entscheidungen benennen
• Eine kurze textuelle Beschreibung in maximal 7 Sätzen
• Datum des Eintrags / Entscheidung
• Cluster- / Kategorisierungsmöglichkeiten in Form von Domains, Kategorie, Bereich, …

Was gibt es denn für Beispiele?

Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten an Projekthandbüchern. So kann man auf den Seiten des Blog von Projekt Management Beratung ein Template finden. Das Template kommt schlicht daher und hat nur drei Spalten: Datum, Kurzbeschreibung und Quelle. Das kann für viele Personen schon absolut ausreichend sein und ist damit auch das Minimum an Informationen die man benutzen sollte.

Dann ist mir durch Suchen ein aktives Projekthandbuch in die Finger gefallen. Die Katholisches Bundesarbeitsgemeinschaft für Erwachsenenbildung hat ein öffentliches Projekthandbuch. Auch sowas ist möglich und zeigt die oben angesprochene Möglichkeit des Blogs. Da dieses CMS basiert läuft (nehme ich mal an) ist wahrscheinlich auch eine Volltextsuche gegeben – hier stellt sich aber auch die Frage, finde ich denn schnell die Informationen?

Auf den Seiten von Projekt Infos habe ich dann noch eine Definition gefunden, die etwas mehr definiert als bspw. der erste Link in dem Abschnitt:

-Thema / Ereignis
-Datum
-Uhrzeit (falls sinnvoll)
-Ortsangabe (falls sinnvoll)
-Beteiligte Personen
-Ausführliche Beschreibung (evtl. mit Skizzen)

An diesen Beispielen sieht man die Vielfalt, die möglich ist. Letztendlich ist auch das Projekttagebuch “nur” eine LOP (List of open points) und kann daher recht einfach erstellt werden. Wenn man schnell und einfach beginnen möchte, eignet sich natürlich die gute alte Excel oder Open Office Liste. Auch hier kann man sich noch mit Programmierung ein paar Helfer einbauen.

Weitere Informationen zum Projekttagebuch und Projektmanagement

Teilen und Kommunizieren